Erfolg, der überzeugt: Unsere Success Stories
So profitieren unsere Kunden von ihrer neuen Freiheit – ganz ohne Papier und Verzögerungen.
Case Study 1:
Ein Steuerberater befreit sich vom Papierchaos
Unternehmen: Steuerkanzlei mit 6 Mitarbeitern
Herausforderung:
In einer kleinen Steuerkanzlei mit sechs Mitarbeitern wurden alle eingehenden Rechnungen bislang manuell bearbeitet . Mandanten reichten Belege per E-Mail ein, teilweise auch noch als Ausdrucke. Diese mussten dann händisch in die Buchhaltungssoftware übernommen werden.
Probleme dabei:
❌ Unstrukturierte Ablage: Rechnungen landeten in E-Mail-Postfächern, auf Schreibtischen oder in Aktenordnern. Die Suche nach bestimmten Belegen war zeitaufwendig.
❌ Verzögerte Freigabe: Belege wurden erst ausgedruckt, dann geprüft und manuell weitergeleitet – oft wurden Fristen versäumt.
❌ Hoher Zeitaufwand: Mindestens 3 Stunden pro Woche ging für das Verwalten von Rechnungen verloren.
Lösung: Digitale Rechnungsverarbeitung & automatische Freigabe
Die Kanzlei entschied sich für unsere sofort einsatzbereite Lösung, um den gesamten Rechnungsfreigabeprozess zu digitalisieren.
✓ Automatische Erfassung: Rechnungen werden direkt aus E-Mails und Scans in das System übernommen.
✓ Intelligente Indexierung: Das System liest automatisch relevante Daten wie Betrag, Lieferant und Fälligkeitsdatum aus.
✓ Automatische Workflows: Rechnungen durchlaufen einen standardisierten Prüfprozess und sind mit einem Klick freigegeben.
✓ Digitales Archiv: Alle Belege sind sicher gespeichert und in Sekunden durchsuchbar – kein Suchen mehr.
Ergebnis: Sofortige Zeitersparnis & effizientere Prozesse
✓ Von 3 Stunden auf 30 Minuten pro Woche reduziert – 2,5 Stunden Zeitersparnis für wertvollere Aufgaben!
✓ Nie wieder verpasste Fristen: Dank automatischer Erinnerungen und Skonto-Überwachung.
✓ 100 % papierlose Rechnungsverwaltung: Kein Ausdrucken, kein E-Mail-Chaos, kein manuelles Nachfassen.
✓ Revisionssichere Ablage: Die digitale Archivierung entspricht den Anforderungen der Finanzprüfung.
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Case Study 2:
Der Handwerksbetrieb mit smarter Dokumentenverwaltung
Unternehmen: Elektro-installationsbetrieb mit 5 Mitarbeitern
Herausforderung:
Ein kleiner, familiengeführter Elektroinstallationsbetrieb mit fünf Mitarbeitern hatte bisher keine zentrale Verwaltung für Personalunterlagen. Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Zertifikate für Weiterbildungen und Urlaubsanträge wurden in Papierform aufbewahrt – ein wildes Durcheinander in Ordnern, Schubladen und sogar E-Mail-Anhängen.
Probleme dabei:
❌ Dokumente schwer auffindbar: Wenn ein Mitarbeiter seine letzte Gehaltsabrechnung oder seinen Arbeitsvertrag benötigte, musste in Aktenordnern gesucht werden – das kostete Zeit und Nerven.
❌ Fehlende Struktur bei Schulungen & Zertifikaten: Elektriker müssen regelmäßig Sicherheitszertifikate erneuern. Es passierte mehrfach, dass eine Schulung fällig war, aber die Fristen nicht bekannt waren.
❌ Onboarding neuer Mitarbeiter war chaotisch: Ein neuer Mitarbeiter musste seinen Vertrag und weitere Unterlagen ausfüllen. Das war ein Prozess voller Papierkram und Verzögerungen.
Lösung: Digitale Personalakte & automatisierte Verwaltung
Der Betrieb entschied sich für unsere Lösung, um endlich Ordnung und Übersicht zu schaffen. Innerhalb eines Tages wurden alle Personalunterlagen digitalisiert und in einem zentralen digitalen Archiv abgelegt.
✓ Alle Mitarbeiterakten digitalisiert: Verträge, Gehaltsabrechnungen und Zertifikate sind in Sekunden auffindbar – egal ob vom PC oder Smartphone.
✓ Automatische Erinnerungen für Schulungen & Zertifikate: Das System erinnert den Chef automatisch, wenn eine Schulung oder ein Zertifikat erneuert werden muss. Kein Mitarbeiter kann mehr ohne gültige Nachweise auf die Baustelle geschickt werden.
✓ Onboarding in Minuten erledigt: Neue Mitarbeiter erhalten alle Formulare digital, können sie elektronisch ausfüllen und direkt zurücksenden. Keine verlorenen Dokumente mehr.
✓ Zentrale Dokumentenverwaltung für alle Mitarbeiter: Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Unterlagen jederzeit digital abrufen – keine Nachfragen beim Chef mehr nötig!
Ergebnis: Mehr Produktivität & Null Papierchaos
✓ 100 % digitale Personalakten – kein Papierchaos mehr
✓ Zertifikats-Verwaltung automatisiert – keine abgelaufenen Schulungen mehr
✓ Zeitersparnis von 5 Stunden pro Monat – weniger Suchen, weniger Nachfragen
✓ Onboarding-Prozesse 3x schneller – neue Mitarbeiter können sofort starten
Kontaktieren Sie uns für mehr Informationen!
Case Study 3:
Der IT-Freelancer, der nie wieder Fristen verpasst
Unternehmen: IT-Beratung mit 4 Mitarbeitern
Herausforderung:
Ein selbstständiger IT-Berater mit drei festen Mitarbeitern betreut über 50 Kundenverträge gleichzeitig. Die Verwaltung dieser Verträge erfolgte bislang per Excel-Tabelle – mit regelmäßigem Chaos und echten finanziellen Einbußen.
Probleme dabei:
❌ Verpasste Verlängerungsfristen: Viele Wartungsverträge mit Kunden liefen automatisch weiter – doch oft wurde vergessen, rechtzeitig Preisanpassungen vorzunehmen. Dadurch blieben die Preise auf altem Niveau, obwohl die Leistungen gestiegen waren.
❌ Unklare Zuständigkeiten: Manche Verträge liefen auf seinen Namen, andere auf die seiner Mitarbeiter. Es gab keine zentrale Übersicht, wer für welchen Kunden verantwortlich war.
❌ Zeitaufwendige Suche nach Vertragsdokumenten: Kunden fragten nach Details zu SLA-Vereinbarungen oder Kündigungsfristen – das bedeutete ständige Sucherei in E-Mails und Ordnern.
Lösung: Digitale Vertragsverwaltung mit automatischen Erinnerungen
Die IT-Beratung entschied sich für unsere Lösung, um alle Vertragsprozesse zu automatisieren und übersichtlich zu verwalten.
✓ Zentrale Vertragsübersicht: Alle Dokumente sind digital gespeichert und sofort auffindbar – kein Suchen mehr in alten E-Mails oder auf Festplatten.
✓ Automatische Fristen-Erinnerungen: Das System erinnert automatisch an Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen und mögliche Preisanpassungen.
✓ Verknüpfung mit Rechnungen & E-Mails: Jeder Vertrag ist direkt mit den zugehörigen Rechnungen und E-Mails verknüpft – alle Informationen sind in einem Klick verfügbar.
✓ Mobil verfügbar: Auch unterwegs kann der Berater von Smartphone oder Tablet auf Verträge zugreifen und Kundenanfragen schneller beantworten.
Ergebnis: Volle Kontrolle & bessere Umsätze
✓ 100 % transparente Vertragsübersicht – kein Chaos mehr
✓ Nie wieder verpasste Fristen – automatische Erinnerungen für Verlängerungen & Preisanpassungen
✓ Bearbeitungszeit für Vertragsanfragen um 60 % reduziert – keine lästige Suche mehr
✓ Umsatzsteigerung durch rechtzeitige Anpassungen von Wartungsverträgen